sábado, 21 de marzo de 2015

Utilizando Filtros en Columnas.

Hola.

El día de hoy aprenderemos como realizar filtros para poder visualizar la información deseado mediante un criterio determinado.

¿Como establecer un filtro? es muy importante destacar que los filtros pueden aplicarse a una o mas columnas de datos, y para obtener un filtrado mas exacto de los datos debemos seleccionar todo el contenido donde se encuentran los datos para no dejar ninguna fila fuera de los filtros, una vez hecha la selección nos vamos al menú DATOS de Excel y pinchamos el icono que dice Filtro, ejemplo:

Si se dan cuenta en las figuras anteriores se realiza el filtro del cliente 1200, pero también puede seleccionarse otro cliente, es decir de las opciones que aparecen en el filtro podemos seleccionar la que necesitamos para conocer un dato en especifico, simplemente seleccionamos las opciones que deseemos.

Bien, ahora en la siguiente imagen veremos como se hace un filtro al cliente 1200 y luego en la columna día de la semana también podemos hacer un Subfiltro y filtrar las ventas del cliente 1200 con determinado numero de día de la semana...
Se podrán dar cuenta cuando una columna tiene un filtro porque aparece sobre el titulo que se aplica el filtro un iconito o la imagen de un filtro y eso indica que esa columna tiene aplicado un filtro y podemos quitar el filtro pinchando nuevamente como si fuéramos aplicar otro filtro y luego pinchar don dice "Borrar filtro de" para que los datos se muestren todos nuevamente, en la imagen se muestra que se quita el filtro de la columna "Día de la semana"...

También es posible llevar a cabos filtros por colores de las celdas, es decir si tuviera coloreados determinadas celdas por alguna razón, con los filtros es posible filtrar por colores y mostrar únicamente celdas con el color seleccionado, si se fijan en la figura anterior la opción de "Filtrar por color" en este ejemplo esta desactivada porque no tengo ninguna celda coloreada, para que se active esta opción es necesario tener celdas coloreadas en los datos donde se aplica el filtro.

Por otro lado como dato adicional también pueden llevarse a cabo otros tipos de filtros en la opción "Filtros por números" en la siguiente imagen podrán observar otros tipos de filtros que se puede llevar a cabo y también presenta hay opción mas para poder personalizar los filtros con criterios mas personalizados...

Con los filtros aplicados se pueden ordenar según el tipo de dato de la columna de Mayor a Menor o Menor a Mayor, Descendente o Ascendente, si los datos son fecha del mas antiguo al mas reciente o viceversa, estas opciones se pueden observar en las figuras.

Ok, para hacer mas funcional los filtros en aquellas columnas en las que se tengan importes y necesitemos saber la suma de los importes filtrados, seria bueno que al hacer un filtro nos muestre en automático la suma de los criterio filtrados, bueno esto se hace de la siguiente manera, podemos teclear la función directamente en la ultima celda vacía donde se encuentra el ultimo dato de la columna donde se quiere obtener una sumatoria o después de haber aplicado el filtro podemos pinchas sobre el Icono de Autosuma que se encuentra en el Menú Inicio de Excel o en Formulas y en automático se inserta la función que se llama SUBTOTALES (Sintaxis SUBTOTALES(Num.de Función, RangoDatos) donde el numero de función es el numero que corresponde a la función que queremos aplicar en el filtro), para que cada vez que apliques un filtro la sumatoria se actualizara en función de los datos filtrados...

Esta es la forma que agrega en automática la función si pinchamos sobre el icono de Autosuma.
Y esta es la forma si decidimos teclear la función manualmente la cual nos permitirá elegir la función que deseemos aplicar a los datos, en este caso elegimos el numero 9 que se refiere a la suma entonces la formula quedaría de la siguiente manera =SUBTOTALES(9,E2:E67).

Si se dan cuenta podemos hacer 11 operaciones dentro la función SUBTOTALES y se muestran en la figura anterior.


Les dejo el archivo que utilice para llevar a cabo el ejemplo y lo puedan analizar ustedes mismos.


Saludos cordiales.

JASR

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Soy Contador Publico con Maestría en Impuesto.

Soy un apasionado de la tecnología actual, me gusta estar al día en todo lo nuevo.
Me considero un experto en Excel, bueno al menos eso es lo que dicen, y la programación con visual basic es otro de mis pasatiempos favoritos.

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