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JASRCpaqi

domingo, 15 de marzo de 2015

Funciones de Texto En Excel


Hola.
Esta publicación va en principio dirigidos a los usuarios de Excel que hoy en día utilizan la hoja de cálculo Excel como un procesador de palabras transcribiendo todo sus reportes, incluso sin poder utilizar las funciones básicas como Sumar, Restar, Dividir y Multiplicar. Y es que en algunas visitas a oficinas he visto como batallan en poder llevar a cabo cosas tan sencillas, que serían más fáciles si conociéramos lo básico de Excel.

En esta ocasión revisaremos cuatro de las funciones muy utilizadas en el diario vivir de un analista de información, y es que a veces no necesariamente en Excel se tiene que procesar o analizar información numérica y muchas veces la información va acompañada con datos en texto, en algunos caso para poder realizar un reporte o análisis la información que nos proporcionan no viene como nosotros la deseamos y es aquí cuando cobran vida muchas funciones de texto que nos proporciona Excel para poder adecuar los datos a nuestras necesidades o a las necesidades del usuario final.


¿Qué pasa si tenemos unos datos como estos?
NombreApellidoPatApellidoMat
Luz del CarmenMendezLucas

 

Si se dan cuenta la información esta presentada separadas por tres columnas o campos, pero si la información del nombre completo la queremos ver en una sola columna, es decir:
Nombre Completo
Luz del Carmen Mendez Lucas

 

¿Cómo lograríamos en Excel hacer esto? Bueno Excel nos provee de muchas funciones para manejar y manipular textos para convertirlo a nuestras necesidades. Existen más de 25 funciones para manejar texto, Por mencionar algunas: CONCATENAR, ESPACIOS, DERECHA, IZQUIERDA, EXTRAE, MAYUSC, MINUSC, LARGO, ETC., para el caso ejemplificado podríamos resolver la situación con la función CONCATENAR, esta función lo que hace es que puedes unir determinadas celdas para formar una cadena de texto, muy utilizada cuando deseamos unir Nombre Propios.
Aquí la forma de cómo hacerlo:

FUNCION CONCANTENAR.

 



Para cualquier función nos vamos a fórmulas y elegimos la corresponda a la categoría Texto, en este caso CONCATENAR.

Nos aparecerá la siguiente ventana en la cual iremos seleccionando las celdas que queremos unir, si se fijan entre la selección de celdas hay datos dentro de la fórmula que están entre comillas estos representan un espacio entre celda y cela a unir, ya que de lo contrario si no ponemos esos espacios la cadena de texto o el resultado final terminaría de esta forma: "Luz del CarmenMendezLucas" y no sería lo que necesitamos, es por eso que se ponen esos separadores, también podrías poner en vez de un espacio algo como esto "-" un guion y el resultado sería así: "Luz del Carmen-Mendez-Lucas", el carácter que coloques como separador aparecerá en medio de las celdas que se pretenden unir, esto creo te dará muchas ideas de cómo puede utilizar esta función.

Pero para el caso ejemplificado el resultado sería el que se muestra en la figura, si usamos el asistente podremos ir viendo el resultado de la función previo a darle aceptar, o de lo contrario sin usar el asistente puedes teclear la formula desde la celda en la que quieres el resultado.

 

FUNCION MAYUSC y MINUSC.


La función MAYUSC y MINUSC como su nombre bien lo dice, convierte un texto en Mayúsculas con la función (MAYUSC) y convierte un texto a minúsculas con la función (MINUSC), Ejemplo:

Utilizando Función MAYUSC:


Utilizando la Función MINUSC:



 

FUNCION EXTRAE.


Esta función como su nombre lo indica extrae de un texto una parte según lo que se necesite, indicado una posición inicial donde empieza la frase o parte que nos interesa y también indicando el número de caracteres de la frase o parte del texto.
Ejemplo:
Si tenemos una cadena de texto como la siguiente "4200 Luz del Carmen Mendez Lucas" donde el numero 4200 es un numero de empleado, y lo que necesitamos es precisamente es obtener el número de empleado de la cadena de texto por separado, bueno esto lo lograríamos con la función EXTRAE de la siguiente forma:


Donde texto es la celda que contiene el dato de donde obtendremos el número de empleado, la posición inicial es el número de posición donde se encuentra el inicio de la frase o parte del texto que deseamos en este caso 1 y Numero de caracteres es el número de caracteres que tiene la parte del Texto en este caso 4, dando como resultado el número del empleado.


Como ven es muy sencillo poder utilizar el resto de las funciones de Texto inténtelo, el asistente de funciones te explica brevemente para que sirve determinada función y el resultado que devuelve.

Descarga el ejemplo aquí para una mayor comprensión y aprenda otras cosas que vienen en el archivo.


 

Saludos Cordiales.
JASR

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Soy Contador Publico con Maestría en Impuesto.

Soy un apasionado de la tecnología actual, me gusta estar al día en todo lo nuevo.
Me considero un experto en Excel, bueno al menos eso es lo que dicen, y la programación con visual basic es otro de mis pasatiempos favoritos.

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