jueves, 26 de marzo de 2015

Como Rellenar Celdas Vacías en Excel.


Rellenar Celdas Vacías.

Hola buen día.

El día de hoy aprenderemos como rellenar celdas vacías dentro de un reporte generado por otra aplicación, pero que sin embargo dado la presentación con la que fue generado es necesario hacer algunos ajustes en el que nos permitan poder analizar correctamente la información.
El proceso de llenar celdas vacías, no es mas que la acción de llenar las celdas en blanco con los valores de la celda inmediata superior, tal y como se muestra en la figura siguiente.

Este reporte que se muestra en la imagen fue generado por otra aplicación, el reporte tiene 4 columnas, una con el numero de Cliente, Nombre, Mes e Importe, lo que no es ocupa es poder llenar las celdas que se encuentran vacías con los datos de las celdas superiores. ¿Como hacemos esto?


Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la tabla donde se encuentras las celdas vacías, una vez hecho esto, presionamos Ctrl+I o desde la opción inicio en el botón de buscar y seleccionar y luego la opción Ir a….



Luego se nos mostrara el siguiente cuadro de Dialogo, en otra publicación explicaremos para que se utiliza además de lo que nos servirá esta herramienta, sobre el cuadro presionar el botón Especial…


Y entonces se nos habré el siguiente cuadro de dialogo con varias opciones, la que nos interesa por el momento es precisamente la de “Celdas en Blanco” y presionamos aceptar..


Una vez hecho esto, observen como Excel nos Selecciona en automático la primera celda vacía y tecleamos la formula =A2 tal y como se muestra en la siguiente figura, todo esto se hace sin modificar en nada la selección previamente hecha y sin presionar el Enter o Intro aun, la formula esta diciendo que la celda vacía quiere ser igual a la celda inmediata superior.

Cuando visualicemos exactamente lo que se muestra en la figura anterior en ese momento oprimimos la siguiente combinación de teclas la cual es Ctrl + Intro, y nuestra tabla se rellenara en automático con el dato de la celda inmediata superior en todas las celda vacías, tal y como se muestra en la siguiente figura.


Ahora bien una vez que tenemos la tabla rellena es muy importante que copiemos y peguemos con valor los datos de la tabla en la cuales se hicieron los rellenos de celdas vacías, ya que si se dan cuenta en las celdas vacías actualmente hay formula, entonces si por error movemos algún dato la formula se puede modificar afectando erróneamente los datos, por eso es muy importante que una vez que estén rellenas las celdas vacías se copien los datos y luego utilicemos el pegado especial con valores para no correr riesgos de que el reporte pueda verse afectado.

Bueno espero y esta publicación les sea de su utilidad en sus labores de trabajo, ya que a mi en muchas ocasiones me ha sacado de muchos apuros.
Les dejo el archivo de ejemplo para que practiquen con la misma tabla con la que esta hecho el ejemplo.


Saludos Cordiales
JASR


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Soy Contador Publico con Maestría en Impuesto.

Soy un apasionado de la tecnología actual, me gusta estar al día en todo lo nuevo.
Me considero un experto en Excel, bueno al menos eso es lo que dicen, y la programación con visual basic es otro de mis pasatiempos favoritos.

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