jueves, 7 de mayo de 2015

Como crear listas desplegables en una celda de Excel.


Listas desplegables en una celda de Excel.


Hola buenas tardes.


En esta ocasión les traigo un pequeño tutorial de cómo crear listas desplegables en una celda de Excel, y me refiero a listas que al momento de posicionarme en determinada celda esta pueda desplegar opciones de selección para el usuario y limitarse únicamente a la entrada de datos de la lista desplegable.

Bueno antes que nada quiero ofrecerles una disculpa debido a la falta de publicaciones en el último mes, ya que me encontraba desarrollando un Software que me llevo más de un mes poder terminarlo, sin embargo el día de ayer lo he concluido y esperemos que todo vaya bien.

Ok, retomando el tema de las listas desplegables en Excel, estas son muy utilices cuando rellenamos formularios repetidos, como por ejemplo un formulario de viáticos, una solicitud de empleo, etc. Y es ahí donde resultan muy útiles tener configuradas las celdas con listas desplegables para poder seleccionar una opción.

El ejemplo que les traigo para su análisis es muy sencillo, y es la captura de prospecto para un puesto, les comento que el formulario lleva mucho más datos sin embargo para poder ejemplificar el tema solo he puesto algunos campos para ser llenados.

Tenemos el siguiente libro que se muestra en la Imagen, al momento de descargar el archivo se darán cuenta que el archivo tiene dos hojas una con el nombre de FORMULARIO y otras con el nombre de LISTAS, lo que necesitamos primeramente para poder llevar a cabo las listas desplegables en determinada celda son los datos que se deben capturar, y la hoja que dice LISTAS es precisamente donde previamente definiremos los datos de las listas que usaremos en cada campo.

En la siguiente imagen se muestra los campos que se deben llenar en hoja FORMULARIO.





Y en esta otra imagen es donde previamente ya hemos definido los datos de las listas desplegables según el campo, para una mayor referencia en cada columna yo he puesto el nombre de un campo con los datos que mostraran las listas desplegables observen:




Necesitamos una lista desplegables para los campos: SEXO, GRADO DE ESTUDIO, EDAD, PROFESION Y EXPERIENCIA LABORAL. Si se dan cuenta yo he definido algunos datos que deben contener las listas desplegables para utilizar en la celda del campo indicado.

Bueno hasta aquí ya tenemos todo listo para poder llevar cabo la configuración de nuestras listas desplegables en cada una de los campos que mencionamos anteriormente.

Para configurar la lista desplegable nos ubicamos en la celda donde debemos colocar el dato solicitado por el campo y luego nos vamos a la pestaña DATOS de Excel y seleccionamos validación de datos, ver la sig. Imagen:





Enseguida se nos muestra un cuadro de dialogo como el que sigue:





Luego seleccionamos del combo con la etiqueta "Permitir" la opción llamada lista, como se muestra en la imagen:




 

Teniendo ya seleccionada la opción de listas ahora sobre el mismo cuadro de dialogo daremos click sobre el icono de Origen (Como su nombre lo dice es aquí donde especificaremos el rango origen de los datos de las lista desplegable), enseguida se nos muestra el cuadro de dialogo para seleccionar los datos que contendrá la lista desplegable, y luego nos ubicamos en la hoja del Libro que se llama LISTAS que es donde esta definidos los datos y seleccionamos el rango de celdas que contiene los datos que corresponda al campo deseado en este caso sería el campo SEXO, obviamente sin seleccionar el título del campo y presionamos Enter, para ser exacto como se muestra en la siguiente imagen:




Y el cuadro de dialogo de configuración de la lista quedaría como sigue:





Con estos pasos ya tendríamos configurada la lista desplegable del campo sexo y se nos mostraría en la celda el botón para desplegar la lista y seleccionar un datos de la misma, y una vez aplicada la listas a cada campo no se podrá escribir ninguna otra cosa que no esté dentro de la lista de opciones.

Ahora bien previamente al ubicarnos en el campo donde se escribirán los datos, podemos mostrarle un mensajito de indicio al usuario de lo que tiene que capturar como se muestra en la siguiente figura:



Para definir esto, sobre el mismo cuadro de Dialogo donde configuramos la lista desplegables nos vamos a la pestaña que dice "Mensaje de entrada" y seleccionamos la opción que dice "Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda", y definimos un "Titulo" del mensaje en este caso yo le he puesto "SEXO", y el "Mensaje de entrada" y colocamos la instrucción que debe seguir el usuario al llenar los datos, como se muestra en la siguiente imagen:



 

También podemos configurar un mensaje de error personalizado cuando el usuario quiera escribir datos que no se encuentran en la lista desplegable, esto se hace también sobre el mismo cuadro de dialogo de configuración en la pestaña que dice "Mensaje de error" ya estando en la pestaña seleccionamos la opción que dice "Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos", y también definimos un "Titulo" y "Mensaje del Error" y también el "Estilo" del mensaje, ver la siguiente imagen:





Y con esto cada vez que el usuario introduzca un dato que no corresponda a la lista desplegable mostrara un mensaje como este:
Y se muestra tal como fue configurado previamente.




Estos mismos pasos tendríamos que hacerlo para cada uno de los campos que tendrán una lista desplegable.

Con estas herramientas nuestros formularios lucirán mucho más profesionales y sin contener errores de captura.

Ok amigos espero y este pequeño tutorial les sea útil en sus labores de trabajo cuando usemos la poderosa hoja de Excel. Les dejo archivo de ejemplo para su análisis.
Cualquier duda déjame un comentario.

 


Hasta la próxima.
***Tranquilos que todo es correcto.****
JASR

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Soy Contador Publico con Maestría en Impuesto.

Soy un apasionado de la tecnología actual, me gusta estar al día en todo lo nuevo.
Me considero un experto en Excel, bueno al menos eso es lo que dicen, y la programación con visual basic es otro de mis pasatiempos favoritos.

3 Respuestas a "Como crear listas desplegables en una celda de Excel."

  1. Excelente tutorial y muy bien explicado...
    un conocimiento mas que tengo. Gracias a esta excelente pagina
    Gracias JASR
    de RCR

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    Respuestas
    1. Gracias por tu visita. Estoy por publicar el lector de XML de facturas. No dejes de frecuentarnos.

      Saludos cordiales.
      JASR

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  2. Claro, estoy al pendiente de tu excelente pagina y tus aplicaciones
    Un saludo JASR y ojala sigas con esta pagina: publicando interesantes ejemplos.

    Saludos de RCR.

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